VĂN PHÒNG HỌC VIỆN

 

Đơn vị:	Văn phòng Học viện
Chánh Văn phòng:	ThS. Nguyễn Thị Hạnh
Điện thoại:	0243.3791.3001
Email:	vanphong@hvdt.edu.vn
Địa chỉ:	Khu đô thị Dream Town, đường 70, phường Tây Mỗ, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

 

I. Vị trí và chức năng

Văn phòng Học viện là đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Học viện quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị.

II. Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng Học viện thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1. Công tác tổng hợp

a) Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện các Quy định, Quy chế về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị trong Học viện.

b) Chủ trì xây dựng báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất khác của Học viện theo yêu cầu của Giám đốc Học viện và cơ quan quản lý cấp trên.

c) Lập lịch công tác tuần của Ban Giám đốc Học viện phổ biến đến các đơn vị để tổ chức thực hiện.

d) Chủ trì, quản lý điều hành tổ công tác của giám đốc Học viện trong kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ do Bộ trưởng, Chủ nhiệm và Giám đốc Học viện giao; cập nhật thông tin từ các đơn vị trong Học viện để xử lý, tham mưu cho Giám đốc Học viện điều hành công tác chung của Học viện.

e) Chủ trì và chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo thông báo kết luận các cuộc họp của Ban Giám đốc Học viện gửi đến các đơn vị để tổ chức thực hiện.

2. Công tác văn thư, hành chính

a) Tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến trình Giám đốc Học viện duyệt và chuyển đến các cơ quan, đơn vị liên quan.

b) Chủ trì quản lý lưu trữ các văn bản, tài liệu gốc của Học viện theo quy định hiện hành; chuyển trả và yêu cầu các đơn vị trực thuộc Học viện hoàn thiện các hồ sơ, tài liệu khi nội dung và hình thức văn bản không đảm bảo theo quy định hiện hành.

c) Quản lý, sử dụng các con dấu của Học viện theo quy định của pháp luật.

d) Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và người lao động của Học viện được cử đi công tác; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại Học viện; ký xác nhận chữ ký của Giám đốc Học viện; ký các văn bản trong quan hệ công tác với các đơn vị bên ngoài khi được Ban Giám đốc Học viện uỷ quyền.

e) Quản lý và thực hiện việc in, sao y, sao chụp văn bản, tài liệu theo quy chế làm việc của Học viện.

g) Chủ trì công tác đối nội, đối ngoại và các hoạt động lễ nghi, khánh tiết của Học viện.

3. Công tác quản trị, an ninh trật tự

a) Quản lý các phòng làm việc và khu làm việc của Học viện; quản lý việc sử dụng các Hội trường, phòng họp của Học viện.

b) Chủ trì tham mưu trang cấp, quản lý, sử dụng, bảo trì, sửa chữa, thay thế tài sản và cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động của Học viện đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm; quản lý điện, nước sinh hoạt phục vụ hoạt động của Học viện.

c) Chủ trì việc trang cấp và quản lý văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ phục vụ các hoạt động của Học viện.

d) Quản lý và tổ chức vận hành xe ô tô, đảm bảo an toàn người và phương tiện phục vụ Ban Giám đốc và công tác chung theo quy định của Học viện.

e) Thực hiện việc bố trí, quản lý và điều hành các phương tiện khác phục vụ công tác của Học viện đảm bảo an toàn và tiết kiệm.

g) Chủ trì với đơn vị công an và chính quyền địa phương tổ chức thực hiện kế hoạch, phương án bảo vệ an ninh trật tự; phòng cháy chữa cháy trong khu vực trụ sở làm việc của Học viện.

h) Thực hiện công tác giữ gìn, chăm sóc cảnh quan, vệ sinh môi trường công sở.

4. Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao

III. Cơ cấu tổ chức

Văn phòng Học viện gồm Chánh Văn phòng; Phó Chánh Văn phòng, viên chức và người lao động.

1. Chánh Văn phòng: Chánh Văn phòng do Giám đốc Học viện Dân tộc bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Trưởng Phòng Tổ chức cán bộ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và pháp luật về quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng.

2. Phó Chánh Văn phòng: Phó Chánh Văn phòng do Giám đốc Học viện Dân tộc bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng và Trưởng Phòng Tổ chức cán bộ; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Giám đốc Học viện về những lĩnh vực, nhiệm vụ công tác được phân công.

3. Trong giai đoạn đầu chưa thành lập các Ban trực thuộc Văn phòng, khi đủ điều kiện sẽ xem xét thành lập vào thời điểm thích hợp.

4. Văn phòng có ít nhất 07 người làm việc tại Văn phòng Học viện nằm trong tổng số lượng người làm việc của Học viện Dân tộc được xác định trên cơ sở Đề án vị trí việc làm và cơ cấu chức danh nghề nghiệp được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt.

5. Chánh Văn phòng xây dựng Quy chế làm việc của Văn phòng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; xây dựng các quy chế, quy định khác phục vụ công tác quản lý của Văn phòng.

IV. Thành tích tiêu biểu

Từ năm 2017 đến năm 2021 là tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được tặng Giấy khen của Giám đốc Học viện.