VĂN PHÒNG HỌC VIỆN
Quyết định số 15/QĐ-HVDT ngày 05/5/2025 của Giám đốc Học viện Dân tộc
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Học viện
Điều 1. Vị trí và chức năng
Văn phòng Học viện là đơn vị thuộc Học viện Dân tộc, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Học viện về tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách, thi đua khen thưởng, kỷ luật viên chức và người lao động; quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị; thông tin, tuyên truyền kết quả hoạt động; quản lý thông tin, tư liệu và khai thác thư viện phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo và bồi dưỡng; hợp tác quốc tế và công tác đoàn thể trong Học viện.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng Học viện thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Công tác tổ chức, cán bộ
a) Tham mưu về tổ chức bộ máy, kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy các đơn vị, tổ chức thuộc Học viện;
b) Chủ trì xây dựng các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, quy chế dân chủ cơ sở của Học viện và các đơn vị, tổ chức thuộc Học viện;
c) Chủ trì xây dựng Đề án vị trí việc làm của Học viện;
d) Quản lý hồ sơ viên chức, người lao động của Học viện, cập nhật, tổng hợp báo cáo thống kê viên chức, người lao động theo quy định; xác nhận hồ sơ lý lịch, các giấy tờ văn bản của viên chức và người lao động;
e) Chủ trì xây dựng quy hoạch đội ngũ viên chức, người lao động cho từng loại chức danh; lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ viên chức, người lao động theo nhu cầu và chỉ đạo của Giám đốc Học viện;
f) Chủ trì xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và tham mưu tổ chức thực hiện quy trình thi tuyển, xét tuyển, tuyển dụng viên chức, người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và của Học viện;
g) Quản lý việc cử viên chức, người lao động đi công tác trong và ngoài nước; Quản lý việc điều động, trưng tập viên chức, giảng viên, người lao động phục vụ các công tác khác của Học viện; là ủy viên thường trực các Hội đồng có liên quan tới công tác tổ chức cán bộ;
h) Chủ trì tổ chức và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện quy trình, xét hết tập sự, nâng ngạch (thăng hạng) chức danh nghề nghiệp, chuyển ngạch (thay đổi) chức danh nghề nghiệp đối với viên chức, người lao động;
i) Nghiên cứu, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và chủ trì thực hiện chế độ về lao động, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp đối với các đơn vị trực thuộc Học viện; Lập danh sách chi trả lương, các khoản có tính chất lương, thu nhập tăng thêm hàng tháng, đối chiếu trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội cho viên chức, người lao động theo đúng quy định; làm thủ tục nghỉ hưu, thôi việc, nghỉ không lương, trợ cấp,… đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho viên chức và người lao động của Học viện. Thực hiện chế độ báo cáo lao động, tiền lương theo định kỳ;
j) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện các quy trình thủ tục xét phong danh hiệu Nhà giáo, danh hiệu Giáo sư, Phó Giáo sư; phục vụ cho việc xét chức danh Giáo sư và Phó Giáo sư;
k) Chủ trì tổ chức và phối hợp với các đơn vị tổng hợp kết quả đánh giá, phân loại viên chức, người lao động hàng năm của Học viện;
l) Chủ trì theo dõi, tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức, người lao động trong Học viện;
m) Triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về lĩnh vực công tác cán bộ và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, giảng viên, viên chức;
n) Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch hành động về công tác chính trị, tư tưởng trong viên chức, người lao động tại Học viện; phản ánh kịp thời với Ban Giám đốc và đề xuất các biện pháp giải quyết hợp lý những vấn đề liên quan; thực hiện công tác bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong viên chức, người lao động. Kiêm thực hiện chức năng hành chính của Đảng ủy, Hội đồng Học viện và đầu mối tham mưu cho Lãnh đạo Học viện về công tác đoàn thể.
2. Công tác hành chính, tổng hợp, đôn đốc
a) Làm đầu mối thực hiện công tác cải cách hành chính của Học viện; thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính theo quy định;
b) Chủ trì tham mưu tổng hợp, xây dựng báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất khác của Học viện theo yêu cầu của Giám đốc Học viện và của cơ quan quản lý cấp trên;
c) Tổng hợp lịch công tác tuần của Ban Giám đốc Học viện phổ biến đến các đơn vị để tổ chức thực hiện;
d) Chủ trì, quản lý điều hành tổ công tác của Giám đốc Học viện trong kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ do Bộ trưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo và Giám đốc Học viện giao; cập nhật thông tin từ các đơn vị trong Học viện để xử lý, tham mưu cho Giám đốc Học viện điều hành công tác chung của Học viện;
e) Chủ trì soạn thảo thông báo kết luận các cuộc họp giao ban của Học viện, của Ban Giám đốc Học viện chỉ đạo về nhiệm vụ lĩnh vực công tác Văn phòng gửi đến các đơn vị để tổ chức thực hiện.
3. Công tác văn thư, lưu trữ: Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu đúng quy định tham mưu về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Học viện.
4. Công tác quản trị, an ninh trật tự
a) Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị theo quy định;
b) Bảo đảm trật tự, kỷ luật kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của Học viện; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt, hội nghị theo quy định;
c) Bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Học viện; đảm bảo an toàn vệ sinh môi trường, thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, cứu hộ, cứu nạn của Học viện.
5. Công tác công nghệ thông tin, thư viện
a) Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động về công nghệ thông tin, thư viện ngắn hạn và dài hạn trình Giám đốc Học viện phê duyệt;
b) Quản lý, vận hành và cập nhật thông tin, hoạt động thường xuyên trên Trang thông tin điện tử của Học viện;
c) Bổ sung, nâng cấp phần mềm ứng dụng, quản lý trang thiết bị thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông của Học viện;
d) Quản lý, tổ chức hoạt động thông tin thư viện của Học viện.
6. Công tác Hợp tác quốc tế
a) Chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế dài hạn, hàng năm về lĩnh vực công tác dân tộc;
b) Đề xuất nhân sự đi nghiên cứu, khảo sát, học tập ở nước ngoài theo quy định của pháp luật và theo phân cấp thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo;
c) Tổ chức, chuẩn bị các điều kiện liên quan đến đoàn ra, đoàn vào;
d) Chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng biên tập và dịch tài liệu tiếng nước ngoài;
e) Chủ trì, quản lý và tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế do các tổ chức, cá nhân nước ngoài tài trợ, đầu tư vào vùng dân tộc thiểu số.
7. Quản lý đội ngũ viên chức và lao động hợp đồng của Văn Phòng theo quy định.
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.
Điều 3. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng Học viện gồm: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, viên chức và người lao động.
1. Chánh Văn phòng: Chánh Văn phòng do cấp có thẩm quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và pháp luật về quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
2. Phó Chánh Văn phòng: Phó Chánh Văn phòng do Giám đốc Học viện bổ nhiệm và miễn nhiệm; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Giám đốc Học viện về những lĩnh vực, nhiệm vụ công tác được phân công.
3. Trong giai đoạn đầu chưa thành lập các bộ phận thuộc Văn phòng, khi đủ điều kiện sẽ xem xét thành lập vào thời điểm thích hợp.
4. Số người làm việc tại Văn phòng Học viện nằm trong tổng số lượng người làm việc của Học viện được xác định trên cơ sở Đề án vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp được Bộ trưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo phê duyệt.
5. Chánh Văn phòng Học viện xây dựng Quy chế làm việc của Văn phòng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; xây dựng các quy chế, quy định khác phục vụ công tác quản lý của Văn phòng.
Điều 4. Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 30/QĐ-HVDT ngày 25/01/2022 của Giám đốc Học viện quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Học viện; Quyết định số 31/QĐ-HVDT ngày 25/01/2022 của Giám đốc Học viện quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức cán bộ; Quyết định số 35/QĐ-HVDT ngày 25/01/2022 của Giám đốc Học viện quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế; Quyết định số 68/QĐ-HVDT ngày 24/4/2023 của Giám đốc Học viện quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin - Thư viện.
Điều 5. Trách nhiệm thi hành
Chánh Văn phòng Học viện, Thủ trưởng các đơn vị trong Học viện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
