Nhóm tác giả: KS. Chu Minh Quân, TS. Nguyễn Hồng hải

Học viện Dân tộc là một cơ sở giáo dục đại học với chức năng đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học và tham mưu về chính sách dân tộc. Ngay từ khi thành lập, Ban Giám đốc Học viện luôn xác định việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn là cần thiết và được khuyến khích, ưu tiên phát triển.

Học viện Dân tộc có số đầu mối đơn vị lớn, đội ngũ cán bộ, giảng viên thường xuyên đi giảng dạy, công tác xa, lượng văn bản, tài liệu điện tử trao đổi giữa Học viện với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài nhiều.

Hiện nay, công chức, viên chức, người lao động Học viện Dân tộc đang sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Ủy ban Dân tộc (@cema.gov.vn). Hệ thống này do Trung tâm Thông tin, Ủy ban Dân tộc vận hành và quản trị. Mỗi khi có yêu cầu như tạo mới, thay đổi hay xóa bỏ hộp thư, Học viện Dân tộc phải thực hiện quy trình yêu cầu và chờ bộ phận chuyên môn của Trung tâm Thông tin, Ủy ban Dân tộc xử lý. Việc này thường mất nhiều thời gian và bị động. Ngoài ra, dung lượng hộp thư được cấp rất hạn chế (chỉ 03 GB). Đôi khi, việc gửi và nhận thư với các hệ thống thư điện tử thông dụng khác còn gặp trục trặc (thất lạc thư, không nhận được thư…)

Tại Thông tư số 15/2018/TT-BGDĐT ngày 27/7/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về  việc Quy định tổ chức hoạt động        , sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục đại học, các trường cao đẳng sư phạm có quy định về trách nhiệm cung cấp miễn phí thư điện tử tên miền riêng (gồm địa chỉ và không gian lưu trữ) cho các đơn vị trực thuộc, cán bộ quản lý, giảng viên; khuyến khích cung cấp thư điện tử cho nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên của cơ sở giáo dục đại học.

Học viện Dân tộc cần có một hệ thống thư điện tử của riêng mình với địa chỉ gắn liền với tên miền website Học viện (@hvdt.edu.vn). Hệ thống này do đơn vị chuyên môn của Học viện quản trị và chủ động thực hiện các yêu cầu của người dùng. Ngoài ra, địa chỉ hộp thư gắn liền tên miền website Học viện cũng sẽ giúp cho việc giới thiệu, quảng bá Học viện với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài.

Cùng với thư điện tử, nhu cầu lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trực tuyến một cách linh hoạt đối với đội ngũ cán bộ, giảng viên, nghiên cứu viên cũng rất lớn.

1. Lý do chọn/thực hiện sáng kiến

Việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chung của Học viện Dân tộc luôn được Ban Giám đốc quan tâm và đầu tư, vì đó là cơ sở để nâng cao năng suất làm việc cũng như hiệu quả xử lý công việc.

Trong nội dung kế hoạch năm 2019, Trung tâm Thông tin - Thư viện đã đề xuất nhiệm vụ xây dựng hệ thống thư điện tử của Học viện Dân tộc và được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc đồng ý phê duyệt. Trên cơ sở đó, nhóm tác giả đã tiến hành nghiên cứu, phân tích và so sánh các phương án, giải pháp hệ thống thư điện tử có thể áp dụng.

2. Phạm vi áp dụng của sáng kiến:  Học viện Dân tộc

3. Mục đích của sáng kiến

Học viện Dân tộc đang trong quá trình chuẩn bị cho công tác tuyển sinh. Trong thời gian sắp tới, số lượng học viên tham gia học tập, nghiên cứu tại Học viện sẽ ngày càng nhiều. Để đáp ứng nhu cầu đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin liên lạc, trao đổi, lưu trữ tài liệu, học liệu trên môi trường internet là rất cần thiết.

Nâng cao hiệu quả công tác quản lý, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của cán bộ, học viên Học viện Dân tộc bằng các ứng dụng của bộ công cụ Office 365 Education.

Là một cơ sở giáo dục đại học, Học viện Dân tộc cần thiết có một hệ thống thư điện tử riêng của đơn vị để phục vụ việc trao đổi thông tin trong quá trình dạy, học và nghiên cứu. Ngoài ra, việc xây dựng một hệ thống thư điện tử có địa chỉ gắn liền với tên miền website của Học viện sẽ giúp giới thiệu, quảng bá thêm với các cơ quan, tổ chức khác.

4.  Kết quả đạt được

Qua 02 tháng áp dụng sáng kiến, nhóm tác giả có những đánh giá như sau:

- Bộ phận quản trị đã khai thác tốt và linh hoạt ứng dụng quản trị trên thiết bị di động để đáp ứng kịp thời và nhanh chóng các yêu cầu về hộp thư của người dùng như tạp lập, reset mật khẩu...

- Bộ phận quản trị đã xây dựng công thức tính điểm sử dụng thư điện tử hàng quý dựa trên thống kê hệ thống về số lượng thư đã nhận và số lượng thư đã đọc. Từ đó tham mưu cho Lãnh đạo Học viện định mức sử dụng thư để làm căn cứ đánh giá, bình xét thi đua hàng quý.

- Nhóm tác giả đã tiến hành tạo lập hộp thư cho các cá nhân, tổ chức, đơn vị, hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử Outlook và ứng dụng OneDrive, góp phần xây dựng thói quen, tư duy ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc của công chức, viên chức, người lao động Học viện Dân tộc.

- Nhóm tác giả đã tạo lập các group mail cho các nhóm người dùng có cùng tính chất, nội dung công việc, giúp cho việc gửi thư và chia sẻ dữ liệu trở nên thuận lợi, nhanh chóng.

- Giao diện của thư điện tử Outlook hiện đại, đẹp mắt, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, có thể tùy biến các theme trang trí.

- Việc gửi và nhận thư dễ dàng, tương thích với các hệ thống thư điện tử thông dụng khác.

- Dung lượng hộp thư lớn và dung lượng đám mây lưu trữ rất lớn giúp người dùng yên tâm lưu và chia sẻ dữ liệu./.