Nhóm tác giả: ThS. Nguyễn Thị Huyền My, ThS. Phạm Thị Hường, Phòng Tổ chức cán bộ

Học viện Dân tộc được thành lập và đi vào hoạt động đến nay đã được 03 năm, tuy nhiên cho đến nay chưa có văn bản nào về Quy định Quản lý hồ sơ viên chức và người lao động của Học viện Dân tộc.Để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hồ sơ viên chức và người lao động tại Học viện Dân tộc, Phòng Tổ chức cán bộ đề xuất và thực hiệnsáng kiến kinh nghiệm: “Đổi mới quy trình quản lý hồ sơ viên chức và người lao động của Học viện Dân tộc”.

Hiện nayHọc viện Dân tộc chưa có văn bản nào về Quy định Quản lý hồ sơ viên chức và người lao động của Học viện Dân tộc nên không có được sự thống nhất trong công tác bảo quản và quản lý hồ sơ viên chức và người lao động, người được giao trách nhiệm quản lý hồ sơ của viên chức và người lao động của Học viện chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ bảo quản và quản lý hồ sơ, hồ sơ của viên chức và người lao động. Điều này gây ra khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ. Nếu Học viện có được quy trình làm việc và ban hành các Quy định chung để cho những người phụ trách về vấn đề này (nhân viên mới hoặc cũ) sẽ có 1 tham chiếu để làm việc, sẽ tránh được những thiếu sót, công tác quản lý hồ sơ được chuyên nghiệp hơn.Sáng kiến nhằm mục đích chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ viên chức và người lao động trong Học viện Dân tộc, góp phần thực hiện tốt công tác tổ chức cán bộ của Học viện Dân tộc.

  Hồ sơ của viên chức và người lao động là tài liệu pháp lý phản ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người cán bộ. Hồ sơ viên chức và người lao động là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của bản thân người viên chức đó, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặt chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất.

Viên chức được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ chưa được bồi dưỡng về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, tuy nhiên người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ đã nhận ra những bất cập trong quá trình bảo quản và quản lý hồ sơ của viên chức của Học viện Dân tộc. Đó là hồ sơ được để chung các thành phần trong một bì thư kể từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, không được sắp xếp theo đúng thành phần tài liệu như quy định của Nhà nước. Phòng Tổ chức cán bộ đã tham mưu đề xuất mua túi đựng hồ sơ gồm 03 file bìa kẹp: Thành phần tài liệu trong hồ sơ; nghị quyết, quyết định về nhân sự; nhận xét, đánh giá, đơn thư theo đúng quy định của Bộ Nội vụ về công tác quản lý hồ sơ. Hồ sơ của viên chức và người lao động được sắp xếp theo từng đơn vị để tra cứu, sử dụng nhanh và dễ dàng hơn. Lập các sổ theo dõi quản lý hồ sơ: Sổ theo dõi khai thác hồ sơ viên chức; sổ giao nhận hồ sơ viên chức; sổ đăng ký hồ sơ viên chức; các phiếu nghiên cứu hồ sơ, phiếu giao nhận hồ sơ.

Sáng kiến đã được Học viện Dân tộc ban hành tại Quyết định số 228/QĐ-HVDT tộc ngày 14/8/2019 và được áp dụng đối với viên chức và người lao động đang công tác tại Học viện Dân tộc, đã và đang được thực hiện triển khai tại Phòng Tổ chức cán bộ Học viện Dân tộc, để việc quản lý hồ sơ của viên chức và người lao động theo đúng quy định của Nhà nước, hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác tổ chức cán bộ tại Học viện Dân tộc.

Với những kinh nghiệm nêu trên, trong khoảng thời gian vừa qua đã giúp chúng tôi quản lý bước đầu có hiệu quả về mặt sắp xếp, quản lý hồ sơ ở Học viện cũng như giúp cho việc quản lý hồ sơ chặt chẽ hơn, hiệu quả hơn trong quản lý hồ sơ của viên chức và người lao động và giúp cho những người làm công tác tổ chức cán bộ như chúng tôi có được 1 quy trình chuẩn để thực hiện, tránh được những thiếu sót trong công việc, phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bên.

Tuy nhiên để công tác này đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước, Học viện Dân tộc cần trang bị các phương tiện đầy đủ theo đúng quy định để công tác bảo quản hồ sơ không bị thất thoát hoặc hỏng, nát do môi trường bảo quản không đảm bảo. Chúng tôi xin đề xuất với Lãnh đạo Học viện xây dựng hoặc mua phần mềm quản lý nhân sự để việc thực hiện công tác tổ chức cán bộ nâng cao hiệu quả hơn nữa và đảm bảo việc cập nhật thông tin cũng như thực hiện các công việc về chế độ chính sách cho viên chức và người lao động được thuận tiện và nhanh chóng hơn.