Chủ trì sáng kiến: ThS. Vũ Quốc Vượng, ThS Đinh Thị Phúc

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là tổ chức Đảng ủy Học viện Dân tộc. Việc soạn thảo, ban hành văn bản của Đảng giữ vai trò quan trọng, song, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của văn bản đó còn quan trọng hơn gấp nhiều lần.

Thực tiễn cũng đã chứng minh, tài liệu lưu trữ chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao, có giá trị đặc biệt nên nó thực sự có ý nghĩa khi được khai thác, sử dụng, rộng rãi; các tài liệu của Đảng ủy Học viện Dân tộc được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác, kịp thời nhất cho sự lãnh đạo của cấp ủy, tổ chức đảng các cấp. Công việc được tiến hành nhanh hay chậm, thông suốt hay ách tắc, thông tin có được bảo mật hay không một phần là do việc thực hiện công văn, giấy tờ; việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu có cẩn thận, khoa học hay không. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin bằng văn bản, quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của Đảng. Quản lý, lưu trữ, bảo mật tốt hồ sơ, tài liệu của Đảng, góp phần nâng cao năng lực, chất lượng lãnh đạo, quản lý của cấp ủy, tổ chức đảng.

 - Sáng kiến, nhằm giải quyết vấn đề:

Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thu thập bổ sung, bảo quản bảo, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác của tổ chức Đảng theo đúng thể thức, đúng quy trình. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư đã đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.

- Phạm vi áp dụng của sáng kiến: Sáng kiến được thử nghiệm và thực hành tại Văn phòng Đảng – Đoàn thể, Học viện Dân tộc.

- Đối tượng của sáng kiến:  Việc thực hiện văn thư lưu trữ ở Văn phòng Đảng – Đoàn thể.

- Mục đích của sáng kiến: Nắm bắt được các kỹ năng để giải quyết tốt công việc nhằm đạt được tính chính xác cao và có hiệu quả tối ưu nhất. Giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và Học viện. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.

- Sáng kiến được áp dụng sẽ đóng góp vào việc: Cung cấp một số giải pháp về những kỹ năng về xây dựng văn bản, nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước, Đảng quy định. Đảm bảo giữ gìn đầy đủ minh chứng về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại hình sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Nội dung của sáng kiến:

Một là, Thực hiện đúng Quy định 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng. Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.

Hai là, Đẩy mạnh học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ văn thư, lưu trữ công tác Đảng.

Ba là, Giúp lãnh đạo các đơn vị trực thuộc, các tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót trong việc thực thi, phổ biến triển, khai thực thi công tác Đảng.

Bốn là, Sự phối hợp giữa các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của Văn phòng Đảng – Đoàn thể nói riêng và của Đảng ủy Học viện nói chung.

Năm là, Đảm bảo văn bản Đảng ban hành đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.

- Hiệu quả của sáng kiến: Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Đảng ủy Học viện đề ra. Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết. Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học. Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động. Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.

 Kết luận và kiến nghị:

Từ thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Đảng cho thấy cần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, từng bước thực hiện số hóa văn bản; Chủ động hơn trong công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của Đảng, không để mất mát, lộ lọt bí mật thông tin từ các cơ quan lưu trữ

 Chính vì vậy, để đáp ứng tốt các nhiệm vụ trên, Học viện Dân tộc cần quan tâm hơn nữa việc chú trọng công tác đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng các yêu cầu bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng và sưu tầm, bổ sung tài liệu. Đổi mới về phương thức và nội dung công tác, nâng cao chất lượng, từng bước hiện đại hóa, triệt để ứng dụng các thành tựu khoa học- công nghệ hiện đại vào công tác văn thư, lưu trữ Đảng góp phần trực tiếp vào sự phát triển chung của Học viện Dân tộc./.