Nhóm tác giả: Nguyễn Thị Hạnh và Nguyễn Thị Nhung, Văn phòng Học viện Dân tộc

Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và bối cảnh hội nhập quốc tế như hiện nay, thì nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin được đặc biệt chú trọng, một trong những nguồn thông tin được quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ. Mặt khác, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hoá… của quốc gia nói chung và của từng địa phương nói riêng, giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng đơn vị đến viên chức làm nhiệm vụ nghiên cứu, viên chức làm chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả công chức, viên chức và hợp đồng lao động chứ không phải là nhiệm vụ riêng của nhân viên văn thư, lưu trữ.

Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo công chức, viên chức, hợp đồng lao động trong đơn vị mình lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, Thủ trưởng từng cơ quan cần quan tâm chỉ đạo cho công chức, viên chức, người lao động cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc theo quy định để quản lý công việc của mình và bàn giao công việc được thuận lợi.

Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ tài liệu lưu trữ nêu trên chúng tôi đã xây dựng sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính tại Học viện Dân tộc” nhằm làm rõ công tác lập hồ sơ và, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ hành chính bằng phương pháp truyền thống được hiệu quả; thành phần hồ sơ tài liệu lưu trữ hành chính; chế độ quản lý; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân trong việc xây dựng danh mục hồ sơ, lập, quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu hành chính.

- Phạm vi sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính tại Học viện Dân tộc” được áp dụng đối với công chức, viên chức và người lao động đang công tác tại các đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc.

- Đối tượng của sáng kiến: Công chức viên chức, hợp đồng lao động tại các đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc, trong việc thu thập tài liệu, lập hồ sơ, quản lý hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Mục đích của sáng kiến: Thực hiện thống nhất về công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ đầy đủ các văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ đầy đủ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ để triển khai số hóa và quản lý bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu phục vụ tốt công việc chuyên môn. Quản lý chặt chẽ an toàn tài liệu, bảo đảm bí mật của cơ quan, của Đảng và Nhà nước.

- Sáng kiến được áp dụng sẽ đóng góp vào việc: Quản lý hồ sơ, lập kế hoạch thu thập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, khai thác sử dụng hồ sơ, lưu giữ bảo quản hồ sơ, tài liệu. Việc lập hồ sơ tài liệu được khoa học, giúp cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng hiệu quả.

- Nội dung sáng kiến: Để sớm đưa công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ lưu trữ theo phương pháp truyền thống đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả sử dụng, khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao, chúng tôi đã đưa ra một số kiến nghị và đề xuất giải pháp về Bản chất của giải pháp mới; Ưu nhược điểm của giải pháp mới.

- Hiệu quả dự kiến có thể thu được khi áp dụng sáng kiến: Giúp tăng hiệu quả công tác, nâng cao chất lượng công việc cải thiện điều kiện làm việc của đơn vị. Việc áp dụng sáng kiến vào việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ sẽ giúp lưu giữ văn bản đi và đến của Học viện Dân tộc và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Học viện Dân tộc được đầy đủ, lưu được minh chứng pháp lý trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao, giữ gìn được bí mật của Đảng, Nhà nước, của đơn vị. Quản lý chặt chẽ tài liệu không bị thất lạc, phục vụ tốt các yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu, kiết kiệm thời gian, kinh phí góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của Học viện Dân tộc.

Kết luận:

- Ý nghĩa của sáng kiến trong công tác thực tiễn: Việc áp dụng sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính tại Học viện Dân tộc” là nhiệm vụ quan trọng của mỗi công chức, viên chức, người lao động công tác tại các đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc, lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ.

- Khả năng ứng dụng, triển khai kết quả của sáng kiến: Việc ứng dụng kết quả của sáng kiến được triển khai đến toàn thể công chức, viên chức, hợp đồng lao động tại các đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc tham gia thực hiện lập hồ sơ, quản lý hồ sơ tài liệu hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Những kiến nghị, đề xuất để triển khai, ứng dụng sáng kiến: Nhóm tác giả đề nghị Lãnh đạo Học viện Dân tộc hàng năm ban hành: Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, lập kế hoạch thu thập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu, khai thác sử dụng hồ sơ, lưu giữ quản lý hồ sơ, tài liệu; sử dụng các phần mềm quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ đúng quy định và yêu cầu các viên chức; hợp đồng lao động tại các đơn vị phải thực hiện nghiêm các văn bản này. Đầu tư cơ sở vật chất, vật tư văn phòng như: giá đựng tài liệu, cặp hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ, mẫu mục lục, mẫu chứng từ kết thúc, các loại mẫu sổ đăng ký theo dõi, sổ giao nhận hồ sơ, sổ xuất hồ sơ,… Định kỳ tổ chức kiểm tra việc thực hiện công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại các đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc, động viên khen thưởng kịp thời những cá nhân thực hiện tốt, phê bình nhắc nhở những cá nhân thực hiện chưa tốt, đưa nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào đánh giá công chức, viên chức, người lao động và đơn vị tại các đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc.

Công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ hành chính là một trong những nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, do vậy rất cần được sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Học viện Dân tộc, cũng như tinh thần trách nhiệm, sự tận tâm, tận tụy của đội ngũ công chức, viên chức, người lao động với chính hồ sơ do mình lập. Như vậy, công tác lập, quản lý hồ sơ tài liệu hành chính ở đơn vị mới hoạt động có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.