1. Đặt vấn đề

Khoa Dự bị đại học là đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc, trực tiếp triển khai các nhiệm vụ giảng dạy đến giáo viên, quản lý hồ sơ trong thời gian bồi dưỡng hệ dự bị đại học, theo dõi kết quả học tập của học sinh, đồng thời thông báo các chủ trương, kế hoạch, lịch giảng dạy, lịch thi tới giáo viên và học sinh hàng tháng, hàng tuần để giáo viên, học sinh biết và thực hiện.

Việc quản lý điểm, cộng điểm, lưu trữ bảng điểm, phiếu điểm chính là theo dõi kết quả học tập, rèn luyện của học sinh hệ dự bị đại học - khâu quan trọng có tính pháp lý, phản ánh trung thực nguồn gốc, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh. Trong đó, bảng điểm, phiếu điểm là cơ sở giúp nhà trường quản lý giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh. Thực hiện tốt công tác quản lý, lưu trữ bảng điểm, phiếu điểm là tiền đề quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý bồi dưỡng hệ dự bị đại học, theo dõi và đánh giá quá trình học tập và rèn luyện của học sinh hệ dự bị đại học.

Học viện Dân tộc đang trong thời gian đầu tuyển sinh và đào tạo hệ dự bị đại học, nên quá trình quản lý, nhập điểm, tính điểm vẫn đang được thực hiện một cách thủ công. Hình thức này thực sự mất nhiều thời gian, đôi khi còn có sự sai sót. Đáng nói hơn, hình thức thủ công này không còn phù hợp trong tình hình hiện nay, khi giáo dục đào tạo cũng như các lĩnh vực khác trong xã hội, đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đào tạo và quản lý học sinh, sinh viên. Do đó, để việc quản lý điểm của học sinh được thực hiện một cách hệ thống, có thể lưu trữ lâu dài, việc tính điểm trung bình chung được thực hiện nhanh, đồng nhất và chính xác, nhóm nghiên cứu đề xuất việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điểm của học sinh hệ dự bị đại học tại Học viện Dân tộc. Đây là sáng kiến thiết thực, có tính ứng dụng cao, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo hệ dự bị đại học của Học viện Dân tộc trong thời gian tới.

2. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Sáng kiến được đề xuất trên cơ sở Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 20/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo về quy định thời gian quản lý tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục. “Hồ sơ tuyển sinh, bồi dưỡng học sinh hệ dự bị đại học trong các trường dự bị đại học: thời gian lưu trữ 10 năm’’; “Hồ sơ xét chọn và phân bổ học sinh hệ dự bị đại học vào học tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp: thời gian lưu trữ 20 năm”. Mỗi một tài liệu của các chuyên ngành khác nhau có sự quản lý và lưu trữ khác nhau.

Sáng kiến là kết quả nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào nhập điểm, cộng điểm trung bình, quản lý điểm, lưu trữ điểm bằng Google Drive trực tuyến, tạo các đường Hyperlink tới các file điểm, các đường Hyperlink trong hệ thống Gmail. Việc ứng dựng công nghệ thông tin vào quản lý điểm có những ưu điểm sau:

+ Vừa mang tính bảo mật, vừa thuận lợi cho việc truy cập nhanh.

+ Sử dụng Microsoft  Excel để nhập điểm của học sinh hệ dự bị đại học năm học 2020-2021 giúp tính toán nhanh và chính xác, xuất bảng điểm thuận tiện.

+ Lưu trữ và quản lý điểm được vĩnh viễn, tiết kiệm chi phí.

+ Sử dụng Hyperlink (URL) để liên kết và lưu trữ các file bảng điểm, phiếu điểm trong Google Drive một cách khoa học, hệ thống, các biểu bảng đẹp, đồng nhất.

+ Giúp cho việc quản lý, bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy trong quản lý hồ sơ lớp học đúng quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

+ Giúp cho việc kiểm tra, giám sát điểm một cách khoa học chính xác.

3. Những nội dung cơ bản của sáng kiến

3.1. Thực trạng quản lý điểm tại Khoa Dự bị đại học

Ở năm đầu tiên tuyển sinh đào tạo hệ dự bị đại học (khoá I - năm học 2019 - 2020), Học viện Dân tộc còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý điểm của học sinh. Cụ thể là Học viện chưa ban hành các văn bản quy định về quản lý điểm, do đó việc quản lý, lưu trữ bảng điểm, phiếu điểm, các hồ sơ liên quan đến công tác tuyển sinh chưa được coi trọng, chưa có hệ thống, khiến việc tra cứu, xác nhận, cung cấp thông tin còn nhiều hạn chế. Có thể thấy, bảng điểm của các lớp bồi dưỡng kiến thức công tác dân tộc hiện nay vẫn quản lý thủ công, chủ yếu giáo viên nhập điểm bằng bảng Microsoftword và ghi điểm vào sổ điểm cá nhân. Thao tác cộng điểm thủ công mất nhiêu thời gian, đôi khi còn xảy ra sai sót. Hơn thế, khi muốn tra cứu điểm hoặc thông báo điểm cho học sinh đều phải gặp bộ phận quản lý mới lấy được số liệu.

Việc quản lý điểm bằng sổ điểm còn không đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản theo quy định tại Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT. Muốn lưu trữ cần có tủ hoặc hòm, tốn thêm chi phí mà cách bảo quản này chỉ trong khoảng thời gian nhất định vì chịu tác động của thời gian và khí hậu nóng ẩm theo mùa. Hơn thế, phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công bằng giấy với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay, thì để tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải tốn nhiều công sức và thời gian. Bên cạnh đó, một bộ phận cán bộ, giảng viên còn xem nhẹ việc quản lý điểm và lưu trữ điểm, có lưu trữ thì cũng chưa hợp lí, khoa học.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý giáo dục đào tạo hiện nay đã tạo ra rất nhiều phần mềm quản lý điểm. Tuy nhiên, để có một phần mềm thích hợp đưa vào sử dụng nhất thiết phải phát sinh chi phí mua phần mềm. Điều đáng nói, các phần mềm quản lý điểm hiện tại cũng có những điểm chưa phù hợp với thực tế theo dõi và quản lý điểm của học sinh hệ dự bị đại học tại Học viện Dân tộc. Do đó, để công tác quản lý và lưu trữ điểm của học sinh hệ dự bị đại học đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định về lưu trữ, phục vụ công tác tra cứu một cách khách quan, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý nhanh, chính xác và tiết kiệm, nhóm nghiên cứu đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điểm và lưu trữ điểm tại Khoa Dự bị đại học, Học viện Dân tộc.

3.2. Quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý điểm

- Thiết lập các bảng điểm của học sinh hệ dự bị đại học bằng cách sử dụng Microsoft  Excel và tạo Hyperlink liên kết với các file Excel;

- Quản lý bảng điểm, phiếu điểm hệ dự bị đại học bảo mật file PDF, chèn đường Hyperlink vào phiếu điểm, bảng điểm đến Email;

- Lưu trữ các file bảng điểm, phiếu điểm hệ dự bị đại học bằng Google Drive trực tuyến (lưu trữ đám mây) và tạo Hyperlink download trực tiếp từ Google Driver.

- Sản phẩm chính là các file điểm sử dụng Microsoft Excel, hồ sơ lưu trữ và bảo mật trong Google Drive.

Việc nhập điểm trên Excel giúp cho quá trình tính điểm trung bình môn chỉ cần thiết lập công thức. Từ đó cho kết quả tính toán nhanh, cho phép sử dụng các hàm thông dụng cơ bản để tính điểm trung bình chung chỉ với một lần nhấp chuột, cho kết quả điểm trung bình môn, điểm trung bình các môn chính xác tuyệt đối.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điểm bằng cách sử dụng Hyperlink, hay còn gọi là “siêu liên kết”, liên kết tới các file gốc đã scan giúp việc quản lý và tra cứu điểm của học sinh hệ dự bị đại học dễ dàng, nhanh chóng.

Ngoài ra việc mã hóa các file điểm và file PDF bảng điểm có tính bảo mật cao.

Sử dụng Google drive để lưu trữ bảng điểm, phiếu điểm và các hồ sơ liên quan có tính năng bảo mật cao, khả năng lưu trữ bảng điểm lâu dài, tiết kiệm bộ nhớ máy tính, tính bảo mật cao.

Việc sử dụng các hyperlink giúp cho việc truy cập vào các file bảng điểm và file phiếu điểm được lưu trữ và bảo mật trong Google Drive một cách nhanh chóng, tiện lợi, có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi. Kết quả học tập của học sinh hệ dự bị đại học, các trang điểm của giáo viên bộ môn gửi đến trong Email có mối liên hệ mật thiết với nhau bằng các đường hyperlink liên kết, thuận tiện cho việc quản lý điểm một cách khoa học. Điều này đặc biệt hữu ích cho người quản lý dễ dàng tìm kiếm trong trường hợp cần cấp lại phiếu điểm cho học sinh.

Khả năng lưu trữ là vĩnh viễn, không tốn quá nhiều thời gian trong việc truy cập, tìm kiếm hồ lưu trữ.

3.3. Hiệu quả dự kiến có thể thu được khi áp dụng sáng kiến

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điểm của học sinh giúp Khoa Dự bị đại học, Học viện Dân tộc quản lý điểm một cách khoa học, tiết kiệm thời gian, đảm bảo độ chính xác trong quá trình tính điểm trung bình môn, điểm trung bình chung cả năm.

- Việc mã hóa các file PDF có tính bảo mật cao và sử dụng hyperlink siêu liên kết dẫn đến hiệu quả làm việc cao.

- Việc tra cứu điểm, xem điểm được thực hiện nhanh, tiện dụng, thao tác nhanh, xuất bảng điểm chính xác.

- Hồ sơ sổ điểm lưu trữ gọn nhẹ, khoa học.

- Lưu trữ những căn cứ, bằng chứng, bản gốc, file điểm về kết quả học tập của học sinh hệ dự bị đại học, phục vụ việc thanh kiểm tra, giám sát theo quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo.

- Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm của đơn vị quản lý, góp phần bảo vệ bí mật các hồ sơ, tài liệu, những thông tin kết quả học tập của học sinh hệ dự bị đại học.

4. Kết luận

Sáng kiến có ý nghĩa thực tiễn cao, đã được áp dụng tại Khoa Dự bị đại học, Học viện Dân tộc từ năm 2021 trong việc theo dõi, quản lý điểm của học sinh hệ dự bị đại học.  

Để áp dụng sáng kiến chỉ cần có máy tính, máy tính có kết nối internet (mạng Lan, Wifi). Với điều kiện khiêm tốn, gần như sẵn có đó, thiết nghĩ, sáng kiến có thể áp dụng tại các khoa, trung tâm bồi dưỡng, các đơn vị trong Học viện để quản lý điểm đối với các lớp bồi dưỡng của học viên. Ngoài ra còn có thể sử dụng các siêu liên hyperlink để quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các đơn vị.