Chủ trì sáng kiến: TS. Nguyễn Thị Ánh Tuyết - Trưởng phòng Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng; ThS. Vũ Đăng Truyền - Chuyên viên Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng.

Việc cấp phát chứng chỉ bồi dưỡng ở Học viện Dân tộc hiện nay đang còn có một số bất cập đặc biệt là việc cấp phát chứng chỉ bồi dưỡng tại địa phương. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên như: quy định về cấp phát chứng chỉ bồi dưỡng của Bộ Nội vụ yêu cầu chứng chỉ có ảnh và đóng dấu giáp lai vào ảnh; Việc cấp phát chứng chỉ đối với học viên các khóa bồi dưỡng tại địa phương sau khi kết thúc khóa học còn mất nhiều thời gian một phần do hồ sơ căn cứ để cấp chứng chỉ cho học viên được hoàn thành chậm tiến độ so với thời điểm kết thúc thời gian học tập.

Việc quản lý hồ sơ cấp phát chứng chỉ bao gồm sổ cấp phát chứng chỉ, số chứng chỉ,… chưa được thực hiện theo đúng quy định; Các mẫu biểu đi kèm hồ sơ còn thiếu đồng bộ.

Thời gian tổ chức một khóa bồi dưỡng về kiến thức dân tộc hoặc cập nhật kiến thức công tác dân tộc rất ngắn, hầu hết các lớp bồi dưỡng dành cho đối tượng 3, 4 đều ở địa phương, xa trụ sở của Học viện Dân tộc; công tác chiêu sinh bước đầu chưa có tính ổn định.

Với những lý do trên, chúng tôi chọn sáng kiến “Quy định quản lý phôi chứng chỉ và cấp phát chứng chỉ bồi dưỡng của Học viện Dân tộc” với mong muốn sáng kiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng trong công tác in, cấp, phát, quản lý chứng chỉ bồi dưỡng của Học viện Dân tộc; Từng bước đưa công tác quản lý chứng chỉ của Học viện Dân tộc vào nề nếp và theo quy trình cụ thể.

- Phạm vi của sáng kiến: Quy trình in, cấp, phát chứng chỉ cho học viên các lớp bồi dưỡng do Học viện Dân tộc tổ chức.

- Đối tượng của sáng kiến: Công tác quản lý chứng chỉ bồi dưỡng của Học viện Dân tộc.

- Mục đích của sáng kiến:

+ Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý chứng chỉ bồi dưỡng của Học viện Dân tộc, nâng cao chất lượng tổ chức khóa bồi dưỡng ở các địa phương hướng đến tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý kết quả bồi dưỡng.

+ Nâng cao nhận thức cho giảng viên và cá nhân, tập thể liên quan đến quản lý chất lượng bồi dưỡng của Học viện Dân tộc. Từng bước đưa công tác quản lý chứng chỉ của Học viện Dân tộc lên chuyên môn hóa, đúng quy chuẩn.

- Nội dung của sáng kiến:

+ Điểm mới trong sáng kiến

Nêu ra những quy định chung về: Nguyên tắc quản lý và chỉ rõ tên và loại chứng chỉ do Học viện Dân tộc ban hành để cấp cho người học hoàn thành khóa học của các chương trình bồi dưỡng Học viện Dân tộc mới triển khai thực hiện. Nội dung này nhằm phân định rõ vai trò trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị liên quan trong việc sử dụng, quản lý chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với đặc điểm cơ cấu bộ máy của Học viện Dân tộc nhưng vẫn đảm bảo được tính công khai minh bạch theo nguyên tắc chung về quản lý văn bằng chứng chỉ do Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Nội vụ quy định.

Xây dựng mới hệ thống các biểu mẫu dành cho các bước trong quá trình tổ chức lớp bồi dưỡng đó chính là các văn bản căn cứ cho việc ký quyết định cấp chứng chỉ cho người học.

Đặc biệt trong Quy định quản lý chứng chỉ, ngoài những điều khoản theo quy định chung, chúng tôi đã xây dựng quy trình cấp chứng chỉ cho người học đối với những chương trình bồi dưỡng 5 ngày trở xuống.

Quy định quản lý chứng chỉ bồi dưỡng là văn bản nội bộ của Học viện Dân tộc đã tích hợp các yếu tố mang tính đặc thù phù hợp với đặc điểm hoạt động chuyên môn của Học viện Dân tộc không kế thừa nội dung của bất cứ văn bản quy định của các cơ sở giáo dục, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nào khác không những giúp cho giảng viên, cán bộ tổ chức lớp bồi dưỡng thấu hiểu rõ vai trò của bản thân trong quy trình thực hiện, nâng cao hiệu quả phối hợp trong quản lý học viên và kết quả bồi dưỡng mà góp phần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của nhiệm vụ quản lý kết quả bồi dưỡng của Học viện Dân tộc trong giai đoạn mới.

- Hiệu quả áp dụng sáng kiến:

Đối với công tác in, quản lý phôi chứng chỉ: Giúp cho việc in ấn quản lý phôi chứng chỉ của Học viện Dân tộc đúng quy định. Tránh việc in thừa, in sai quy định. Lập sổ quản lý theo dõi quá trình xuất - nhập kho phôi chứng chỉ. Tổ chức bảo quản phôi chứng chỉ đảm bảo an toàn, đúng quy định.

Đối với công tác cấp, phát chứng chỉ: Giải quyết được những vướng mắc trong việc cấp, phát chứng chỉ cho học viên ngay sau khi hoàn thành khóa bồi dưỡng. Việc cấp, phát chứng chỉ được thực hiện quy củ, đúng quy định. Tránh tình trạng giả mạo giấy tờ thất thoát phôi chứng chỉ.

- Kiến nghị, đề xuất:

* Đối với công chức, viên chức, người lao động thực hiện việc tổ chức lớp, các khóa bồi dưỡng: Nắm bắt đầy đủ quy trình cấp phát chứng chỉ theo quy định nhằm tham mưu với lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo Học viện thực hiện tốt công tác, nhiệm vụ được giao.

* Đối với lãnh đạo phụ trách các đơn vị trực thuộc Học viện Dân tộc: Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, chính xác quy định của Học viện Dân tộc, Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục và Đào tạo; quán triệt trong công chức, viên chức được giao quản lý để tuân thủ các quy định về in, cấp phát văn bằng chứng chỉ.

* Đối với lãnh đạo Học viện Dân tộc: Nắm rõ các quy định hiện hành về việc tổ chức các lớp bồi dưỡng đặc biệt là khâu cấp phát văn bằng chứng chỉ. Nhằm chỉ đạo tốt các đơn vị được giao nhiệm vụ tổ chức lớp; đặc biệt là chỉ đạo công tác phối hợp giữa các đơn vị trong Học viện Dân tộc.

Tóm lại, công tác quản lý phôi chứng chỉ và cấp phát chứng chỉ các lớp bồi dưỡng còn nhiều bất cập. Để có thể giải quyết tốt nhất những bất cập nhằm đáp ứng việc cấp phát chứng chỉ cho học viên ngay sau khi kết thúc khóa học là vô cùng quan trọng đòi hỏi có sự phối hợp đồng bộ giữa các đơn vị trong Học viện Dân tộc. Bên cạnh đó, công tác quản lý phôi chứng chỉ, quản lý cấp phát chứng chỉ cũng cần đảm bảo những quy định chung, đồng thời phù hợp với tình hình thực tế của Học viện Dân tộc.